Le aziende Italiane stanno scoprendo che far lavorare i propri dipendenti, in quarantena da coronavirus, in regime di smart working, potrebbe essere la scelta vincente per non ritrovarsi con un pugno di mosche in mano al termine di questa crisi. Un po’ per cultura, un po’ per cattive abitudini, siamo un popolo poco abituato a questo tipo di prestazione.

Quindi come lavorare in smart working in modo efficace?

Prima del decreto in cui si è disposta la chiusura di tutte le attività non necessarie, per due settimane anche io ho avuto il piacere di testare sulla mia pelle il lavoro da remoto, restando praticamente recluso nel mio appartamento, uscendo solo per prendere un po’ di aria nel cortile di fronte e andare a fare la spesa.

Sulle prime sono stato un po’ titubante, lo ammetto, credevo che lavorare alla mia scrivania, facendo ogni tanto una chiacchiera con un paio di colleghi, avrebbe tirato fuori il meglio dalla capacità di essere produttivo. Mi sono presto ricreduto: ho scoperto che lavorare da casa non è poi così male, ha i suoi contro, ma tanti pro.

Le considerazioni che faccio su come lavorare in smart working, in realtà possono essere riprese e sfruttate per qualsiasi compito che richieda un minimo di concentrazione al pc, tipo seguire corsi e video-lezioni, avviare un business online, o migliorare il tuo profilo LinkedIn.

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Regola numero 1: servono regole

Non si può pensare di affrontare lo Smart Working senza mettere le cose in chiaro, cone se stessi e con chiunque altro sia in casa.

Bisogna darsi delle regole ed una pianificazione precisa degli obiettivi giornalieri e settimanali. Anche perché, a differenza del lavoro in ufficio dove si è portati a trovare infinite scuse per task non terminati entro la scadenza, a casa hai il pieno controllo di tutto quello che accade intorno a te.

Sta a te la responsabilità di creare un ambiente confortevole, senza distrazioni di qualsiasi genere. Lo smart working obbliga a trovare un metodo di lavoro personale, anche organizzando al meglio la propria vita privata in funzione delle ore lavorative.

Con piccoli aggiustamenti quotidiani, facendo tentativi e cambiando i dettagli, trova quello che funziona meglio per te stesso. Magari arrivi a scoprire che dai il tuo meglio con l’hard rock a tutto volume nella stanza e pranzando tutti i giorni con pizza e patatine, tutte cose che non potresti mai avere un ufficio.

Lavoro a obiettivi

Obiettivi personali e giornalieri dello smart working

A parte le scadenze date dalla programmazione aziendale, generalmente settimanali, ho iniziato a scandire anche le mie giornate con obiettivi e micro-obiettivi personali da portare a termine.

Fisso checkpoint anche all’interno dello stesso compito che sto svolgendo, dividendo l’obiettivo in mini blocchi secondo la metodologia top-down. In questo modo mi sprono a fare di più dicendomi: “Finisco questa cosa e mi prendo una pausa di cinque minuti”. In questo modo non lascio nulla di incompiuto e quando torno con la testa sul pc posso immergermi nel task successivo.

Inoltre, cerco di darmi come scadenza, ad esempio, le ore 15:00 per terminare un compito, così da avere le ultime due ore per revisionare quanto fatto e preparare il lavoro per il giorno dopo. Tutte attività abbastanza leggere che affronto con la testa più scarica.

La postazione di lavoro è estremamente importante

In due settimane sono passato da questo:

postazione base smart working

A questo:

postazione migliorata smart working

Fino a questo:

Ecco, qua sarebbe dovuto esserci l’upgrade finale… se solo Poste Italiane o Bartolini si fossero degnati di consegnarmi il monitor che volevo farmi spedire da casa dei miei a Roma

Le uniche cose rimaste costanti sono praticamente computer (aziendale) e mouse.
Una postazione completa, con il minimo indispensabile, è fondamentale per arrivare tutti interi a fine giornata.
Dico davvero, lavorando un paio di giorni come della prima foto, le spalle, la schiena ed il collo iniziavano a chiedere pietà. Già solamente con la tastiera wireless ed un rialzo, è andato molto meglio. Il monitor esterno, poi, è stata la soluzione definitiva per poter vedere bene restando ben saldo contro lo schienale.

Sono rimasto stupito di quanto faccia la differenza un buon mouse professionale, un po’ come quello che ho io. Quando me lo regalarono l’ho sottovalutato, abituato con il trackpad del mac, ma confrontandolo con quello che ho in ufficio non c’è paragone.

Migliore comunicazione

Sempre connesso a skype business

Questo è un paradosso: da casa, in via telematica, comunico di più con il mio capo rispetto a quando stiamo praticamente schiena contro schiena.

Quando in ufficio devo chiedergli un’informazione urgente, spesso tendo a rimandare se lo vedo concentrato a fare altro, impegnato in una call o se è via per un meeting.
Per via telematica invece non mi faccio problemi: gli mando un messaggio anche se su Skype è impostato come occupato o non al computer, pensando “quando lo legge mi risponderà”. Puntualmente mi risponde subito ed io posso tornare fluidamente su quello che stavo facendo.

Faccio più attività fisica

smart workout

Nonostante le palestre siano chiuse ed ho meno spazio per camminare di Totò Riina al 41bis, mi tengo molto più allenato ed in forma del solito.

Oltre l’allenamento che già facevo prima della quarantena, ogni mattina mezz’ora al risveglio, faccio micro workout durante le pause, per sgranchire un po’ tutto il corpo.
Quindi in 10 minuti di pausa posso condensare 10 push-up sulle braccia, oppure 10 trazioni, o una serie di squat, spuntino e caffè. In questo modo recupero la lucidità necessaria a riprendere il lavoro.

Pause più efficaci

come lavorare in smart working

Da quello che ho potuto constatare in tutti i posti di lavoro in cui sono stato, vige una certa uniformità per quanto riguarda le pause e le sue tempistiche: 10 o 15 minuti a metà mattinata e metà pomeriggio, più un’ora di pausa pranzo alle 13.

Soprattutto durante un lavoro molto intenso, già una buona mezz’ora prima del break tacitamente concordato, personalmente tendo a perdere la concentrazione. Il caffè fumante all’orizzonte diventa un miraggio e la possibilità di sgranchirmi le gambe lo vedo come uno dei piaceri della vita. Tutto ovviamente a discapito della concentrazione e dell’efficacia.

A casa, potendo fare tutte le pause che voglio, quando voglio, riesco ad immergermi totalmente nel compito che svolgo in quel momento, arrivando al checkpoint prefissato, permettendomi di staccare qualche minuto il cervello dal lavoro.

Su un principio simile si basa la tecnica del pomodoro, che ho provato ad utilizzare con scarsi risultati. Mi sto convincendo che sia più efficace avere degli slot temporali dinamici, anche in base a cosa viene richiesto. Se il compito da portare a termine è leggero e ripetitivo, tanto che non serve una grande concentrazione, nulla vieta di fare blocchi di lavoro più lunghi e viceversa.

Quindi?

Nel complesso mi posso dire più che soddisfatto. Porto a termine tutti i compiti in modo più efficace e senza altre distrazioni esterne. Mi sembra di essere molto più produttivo nei lavori di concetto.
Queste settimane di smart working mi hanno obbligato a trovare un mio metodo personale di lavoro, andando a scoprire quello che funziona meglio per me.

Il problema sarà quando tutto tornerà alla normalità. Far convivere la propria metodologia di lavoro con quella di tutti gli altri non sarà semplice.

Il consiglio che posso dare su come lavorare in smart working, a chi si dovesse trovare per la prima volta a che fare con questa forma di impiego, è di adattarla il più possibile alle proprie esigenze, incastrando il proprio calendario con quello degli altri colleghi.
Il cambio di paradigma principale va fatto nella propria testa: si deve iniziare a ragionare per obiettivi piuttosto che portare a casa le proprie 8 ore di lavoro!